Privatlivspolitik – Fritidshjemmet Solhøjgård

Sådan behandler vi dine personlige oplysninger

På fritidshjemmet Solhøjgård har vi ofte brug for personoplysninger om dig, når vi skal løse vores opgaver. Men vi bruger kun dine personlige oplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver.

Det er vores ansvar at sikre, at du trygt kan overlade dine personoplysninger til os. Det er et ansvar, vi tager alvorligt.

I denne privatlivspolitik kan du læse mere om personoplysninger og om, hvordan vi bruger dem i vores daglige arbejde.

Hvem er vi?

Fritidshjemmet Solhøjgård er dataansvarlig for de behandlinger vi foretager os af dine personoplysninger, og du kan kontakte os ved hjælp af følgende kontaktoplysninger:

FRITIDSHJEMMET SOLHØJGÅRD
Stavnsholtvej 171, 3520 Farum
Tlf. 60 52 10 98

Hvad er vores formål med behandling af dine personoplysninger?

Vi behandler barnets personoplysninger til at følge og understøtte barnets udvikling og trivsel. Som en del af barnets udvikling og trivsel, behandler vi i nogle tilfælde personoplysninger om barnet, til brug for særlige lærings- og udviklingstilbud og sprogvurdering.
Udover det pædagogiske arbejde med barnet, behandler vi personoplysninger om både barnet og forældre, til den daglige administration og forældrekontakt. Den daglige administration består blandt andet af administration af barnets plads i institutionen. Som en del af forældrekontakten, behandles oplysninger til brug for samarbejdet med forældrene om barnet, og andre administrative opgaver.
Personoplysninger behandles tillige om vores ansatte i forbindelse med vores personalehåndtering herunder ved ansættelse, løbende administration, personaleudvikling og fratrædelse.

Hvilke personoplysninger har vi brug for?

Som privat institution kan vi behandle følgende kategorier af personoplysninger, når det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver:

1. Barnets udvikling og trivsel
Kategori	Beskrivelse
Almindelige ikke fortrolige personoplysninger	· Adresser · Navn · Fødselsdato	· Anden information · Foto og video
Almindelige fortrolige personoplysninger	· CPR-nummer · Sociale forhold	· Familieforhold
Følsomme personoplysninger	· Religiøs overbevisning · Helbred · Etnicitet
2. Pladsadministration og forældrekontakt
Kategori	Beskrivelse
Almindelige ikke fortrolige personoplysninger	· Adresser · Navn · Kontaktoplysninger	· Anden information
Almindelige fortrolige personoplysninger	· CPR-nummer · Sociale forhold	· Familieforhold
Følsomme personoplysninger	· Helbred · Etnicitet	· Religiøs overbevisning
3. Personale
Kategori	Beskrivelse
Almindelige ikke fortrolige personoplysninger	· Adresser · Navn · Kontaktoplysninger · Ansættelsesforhold	· Uddannelse & CV · Anden information · Foto og video
Almindelige fortrolige personoplysninger	· CPR-nummer · Indkomstforhold · Karakterudskrift	· Kontooplysninger · Familieforhold · Sociale forhold · Børne- og straffeattester
Følsomme personoplysninger	· Fagforening · Religiøs overbevisning · Helbred	· Etnicitet

Hvor stammer personoplysningerne fra?

Som led i vores daglige drift modtager vi personoplysninger fra flere kilder:

den enkelte borger,
andre borgere, fx pårørende og værger
andre kommuner, myndigheder, institutioner og virksomheder
institutionens egne medarbejdere

Hvis vi indsamler eller modtager oplysninger om dig fra andre, der ligger ud over ovennævnte oplysninger bliver du oplyst herom særskilt.

Hjemmel

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger, findes primært i Dagtilbudsloven. I nogle tilfælde er vores behandling baseret på lovgivningen om databeskyttelse. Der er som udgangspunkt tale om følgende bestemmelser:

Dagtilbudsloven § 1, § 3a, stk. 3, § 4
Databeskyttelsesforordningen, artikel 6, stk. 1, litraa
Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra e
Databeskyttelsesforordningen, artikel 9, 2, litra f
Databeskyttelsesloven 8, stk. 1 og stk. 2, § 11,stk. 1, § 12, stk. 1 og stk. 2.

Ifølge reglerne i databeskyttelseslovgivningen må vi som offentlig myndighed registrere og behandle personoplysninger, når det er nødvendigt, og kun som led i vores arbejde som myndighed. Vi skal desuden opbevare sagens oplysninger, så vi efterfølgende kan dokumentere sagens forløb. Det følger af de almindelige forvaltningsretlige regler mv.

Ud over de ovenfor nævnte bestemmelser, kan vores behandling af dine personoplysninger i nogle tilfælde ske på baggrund af særlige regler. Når der findes sådanne særlige reger, følger vi naturligvis også disse.

Samtykke og tilbagekaldelse af samtykke

Når personoplysninger er nødvendige for, at vi kan løse vores opgaver, skal vi ikke have dit samtykke.

Vi skal dog have samtykke i særlige tilfælde for eksempel hvis vi ønsker at bruge et portrætbillede af dig på vores hjemmeside. Vi beder om dit samtykke, i de situationer hvor det er nødvendigt, før vi foretager den pågældende behandling.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i første afsnit.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

Hvem deler vi personoplysningerne med?

Vi videregiver personoplysninger, hvis det er nødvendigt for, at vi kan løse vores opgaver og naturligvis kun, når det er lovligt.

Vi kan for eksempel overlade personoplysninger til vores databehandlere (eksterne leverandører). De behandler data i overensstemmelse med de aftaler, vi har indgået med dem, som blandt andet fastlægger, at de kun må behandle personoplysningerne i overensstemmelse med vores instruktioner.

Vi kan videregive personoplysninger til myndigheder, organisationer, virksomheder og personer. Det kan vi for eksempel gøre:

ved høring efter forvaltningsretlige krav,
ved fremsendelse af en afgørelse, eller notater til brug for en afgørelse,
ved indberetning til myndigheder, fx Skat,
ved pasning i anden institution i forbindelse med feriepasningsordning,
ved vurdering af barnets evt. særlige behov og støtte hertil,

I en række tilfælde deler vi ikke-fortrolige personoplysninger med offentligheden, journalister og andre interesserede. Det kan for eksempel ske ved vores offentliggørelse af ikke-fortrolige personoplysninger på vores hjemmeside mv. Der kan for eksempel ske udlevering af oplysninger, som er omfattet af aktindsigt.

Hvornår sletter vi dine persondata?

Vi sletter dine personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige for, at vi kan udføre vores arbejde. Dine personoplysninger bliver som regel opbevaret lige så længe som den sag, de indgår i. Det er i de fleste tilfælde 1 år regnet fra når barnet forlader institutionen. For personale vil det er i de fleste tilfælde være fem år regnet fra det år, hvor personen fratræder sin stilling

På enkelte områder kan der være en kortere eller en længere slettefrist:

Længere slettefrist kan forekomme grundet lovkrav, hvis det er nødvendigt for løsningen af myndighedsopgaver.
Personalesager bliver generelt opbevaret 5 år efter fratrædelse blandt andet af hensyn til krav til opbevaring af regnskabsmateriale.
Jobansøgninger vil som udgangspunkt blive opbevaret i 6 måneder.

Dine rettigheder

Ud over vores oplysningspligt, som er håndteret i denne privatlivspolitik, har du efter databeskyttelses-forordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til indsigt i dine oplysninger

Du har ret til at blive oplyst om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig og til hvilket formål, samt andre informationer, der kan give dig et overblik over, hvad vi anvender dine personoplysninger til.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du har en ret til at bede om dokumentation for, at vores retsstilling har større betydning end din retstilling som borger/registreret.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har ret til at få udleveret personoplysninger, som behandles om dig, såfremt oplysninger er indsamlet på grundlag af et samtykke eller en kontrakt.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Dine klagemuligheder

Du kan kontakte os, hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder eller klage over vores håndtering af dine personoplysninger. Hvis du er utilfreds med vores svar på din henvendelse, har du også mulighed for at klage til Datatilsynet på datatilsynet.dk.